Hội nghị và sự kiện crypto: tài trợ, side event và diễn thuyết, phù hợp với mục tiêu của bạn

Hình thức sự kiện nào phù hợp với mục tiêu của bạn?

Kiểm tra nhanh: Viết tiêu đề bài nói và 3 điểm chính cho người tham dự. Nếu bạn không thể, ban tổ chức cũng sẽ không thể.

PR cho sự kiện crypto hoạt động tốt nhất khi hình thức hỗ trợ một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Tài trợ có thể thiết lập sự hiện diện rõ ràng xung quanh sự kiện; side event có thể tạo bối cảnh cho các cuộc trò chuyện tập trung; và suất diễn thuyết có thể đưa founder hoặc chuyên gia trước khán giả thông qua quan điểm đã chuẩn bị.

Bắt đầu bằng cách viết ra kết quả hữu ích trông như thế nào. Ví dụ, bạn có thể muốn giới thiệu sản phẩm với đối tác tiềm năng, giải thích một phát triển kỹ thuật, hoặc tạo cơ hội cho đội ngũ gặp gỡ một nhóm người xác định. Sau đó kiểm tra xem khán giả và hình thức sự kiện có phù hợp với mục tiêu đó không. Một sự kiện rộng không tự động là lựa chọn đúng cho một dự án chuyên biệt.

Đánh giá mức độ phù hợp của chúng tôi so sánh mục tiêu của bạn, tài liệu dự án hiện có, đối tượng mục tiêu và các lựa chọn của ban tổ chức trước khi chúng tôi đề xuất cách tiếp cận. Chúng tôi cũng có thể kết hợp hoạt động sự kiện với công việc PR và truyền thông rộng hơn, để thông điệp sự kiện hỗ trợ thay vì cạnh tranh với các thông báo khác của bạn.

Trước khi cam kết, hãy chuẩn bị một bản tóm tắt ngắn về dự án, đối tượng bạn muốn tiếp cận, khung thời gian sự kiện mong muốn và bất kỳ cuộc trò chuyện nào với ban tổ chức đang diễn ra. Những chi tiết này giúp chúng tôi xác định những gì cần làm rõ trước khi bắt đầu tiếp cận.

Tài trợ, side event và diễn thuyết bao gồm những gì?

Mỗi hình thức sự kiện đòi hỏi một loại chuẩn bị khác nhau. Tiếp cận tài trợ được xây dựng xung quanh khả năng hiển thị hoặc sự tham gia mà ban tổ chức cung cấp. Lên kế hoạch side event biến mục tiêu dự án thành một buổi gặp gỡ độc lập với khán giả rõ ràng, vai trò chủ nhà và kế hoạch truyền thông. Tiếp cận diễn thuyết trình bày một diễn giả phù hợp và một chủ đề được xác định rõ để ban tổ chức xem xét.

Chúng tôi giúp định hình tài liệu và sự phối hợp cho hình thức bạn chọn. Tùy theo gói, điều này có thể bao gồm:

• Một brief ngắn về dự án và khán giả cho ban tổ chức hoặc đối tác.
• Thông điệp tài trợ hoặc side event, với mô tả rõ ràng về hoạt động đề xuất.
• Định vị diễn giả, tiểu sử ngắn và dàn ý bài nói phù hợp với chủ đề sự kiện.
• Phối hợp tiếp cận, theo dõi phản hồi và xác nhận các vị trí đã thống nhất.

Đối với chiến dịch tập trung vào thông báo, công việc sự kiện có thể đi cùng kế hoạch phân phối thông cáo báo chí. Nếu ưu tiên là bối cảnh sâu hơn thay vì thông báo sự kiện, sponsored article trên crypto media có thể cung cấp một kênh bổ sung. Chúng tôi sẽ xác định vai trò của từng hoạt động trước khi bắt đầu, để sự kiện không bị coi là thay thế cho truyền thông rộng hơn của dự án.

Làm thế nào để chuẩn bị một đề xuất mà ban tổ chức có thể đánh giá?

Một đề xuất sự kiện mạnh mẽ làm cho sự phù hợp dễ hiểu: dự án làm gì, tại sao đại diện của nó liên quan đến khán giả này, và hình thức nào đội ngũ đề xuất. Nó phải đủ cụ thể để ban tổ chức đánh giá mà không yêu cầu đội ngũ của bạn đưa ra những tuyên bố mà dự án không thể hỗ trợ.

Chúng tôi xem xét các tài liệu nguồn bạn cung cấp, sau đó xác định các chi tiết còn thiếu trước khi soạn thảo hoặc điều chỉnh tiếp cận. Các mục hữu ích bao gồm mô tả dự án hiện tại, tiểu sử founder hoặc diễn giả, liên kết sản phẩm, giải thích ngắn gọn về chủ đề đề xuất và bất kỳ bối cảnh launch hoặc thông báo đã xác nhận. Nếu dự án có khía cạnh kỹ thuật hoặc quy định, hãy cho chúng tôi biết những tuyên bố nào đã được kiểm tra nội bộ.

Đề xuất cũng phải phù hợp với hình thức yêu cầu. Đề xuất tài trợ cần rõ ràng về sự tham gia đang xem xét; đề xuất diễn thuyết cần một chủ đề tập trung và hồ sơ diễn giả đáng tin cậy; side event cần mục đích rõ ràng và kế hoạch thực tế cho khán giả dự kiến. Chúng tôi tránh gửi một lời giới thiệu chung cho mọi ban tổ chức.

Khi câu chuyện founder hoặc hồ sơ chuyên gia là trọng tâm của cách tiếp cận sự kiện, chúng tôi có thể phối hợp với phỏng vấn và bài viết về founder. Điều này cung cấp cho đội ngũ của bạn một mô tả nhất quán để sử dụng trong các cuộc trò chuyện với ban tổ chức và tiếp cận truyền thông khác.

Từ brief đến vị trí đã xác nhận

Nguyên tắc: Liên hệ ban tổ chức trước 4 đến 6 tháng. Các suất tốt thường được lấp đầy sớm.

Công việc bắt đầu với brief sự kiện và tài liệu hiện tại của bạn, sau đó chuyển qua lựa chọn hình thức, chuẩn bị tiếp cận, giao tiếp với ban tổ chức và kiểm tra bàn giao. Chúng tôi thống nhất kế hoạch trước, bao gồm các cơ hội sự kiện đang theo đuổi và công việc nào được coi là hoàn thành.

Một trình tự thực tế như sau:

• Bạn chia sẻ tổng quan dự án, mục tiêu sự kiện, đối tượng mong muốn và các ràng buộc về lịch.
• Chúng tôi xem xét tài liệu, làm rõ các tuyên bố và đề xuất hướng tài trợ, side event hoặc diễn thuyết.
• Chúng tôi chuẩn bị đề xuất liên quan và phối hợp tiếp cận với các ban tổ chức hoặc đối tác đã xác định cho chiến dịch.
• Khi các điều khoản được thống nhất, chúng tôi phối hợp truyền thông được giao và kiểm tra rằng vị trí hoặc hoạt động phù hợp với kế hoạch đã thống nhất.
• Chúng tôi cung cấp bản tóm tắt bằng văn bản về tình trạng tiếp cận, công việc đã xác nhận, các quyết định còn tồn đọng của ban tổ chức và đề xuất theo dõi.

Thời gian lên kế hoạch phụ thuộc vào khung thời gian nộp hồ sơ của ban tổ chức, lượng tài liệu cần chuẩn bị và liệu hình thức có liên quan đến một đội ngũ hay nhiều đối tác. Hãy chia sẻ ngày sự kiện hoặc hạn chót càng sớm càng tốt; điều đó cho chúng tôi thời gian để chuẩn bị một đề xuất kỹ lưỡng thay vì vội vàng với tài liệu chưa hoàn chỉnh. Nếu hoạt động sự kiện của bạn hỗ trợ launch token, chúng tôi có thể kết hợp thông điệp với lập kế hoạch PR và truyền thông rộng hơn và truyền thông launch của bạn.

Danh sách kiểm tra PR sự kiện 6 điểm của bạn

Kiểm tra 6 điểm này trước khi liên hệ ban tổ chức. Chúng chuẩn bị đề xuất mà ban tổ chức cần để đánh giá và ngăn bạn trả tiền cho một vị trí mà bạn không thể tận dụng tối đa vào ngày diễn ra.

1. Chọn sự kiện và hình thức.
2. Viết tiêu đề bài nói và 3 điểm chính.
3. Chuẩn bị tiểu sử diễn giả dài 5 dòng.
4. Xác nhận ngân sách và ngày tháng.
5. Hỏi những gì bao gồm trong gói tài trợ.
6. Thống nhất cách chứng minh bàn giao.

Thuật ngữ trong một dòng

Side event nghĩa là một buổi gặp gỡ riêng được tổ chức gần hội nghị chính, thường do một nhà tài trợ điều hành.

Tài trợ: một gói trả phí mang lại khả năng hiển thị cho thương hiệu tại sự kiện.

Cần xác minh điều gì trước khi cam kết với một sự kiện?

Trước khi phê duyệt một cơ hội sự kiện, hãy xác nhận những gì được bao gồm và cách ban tổ chức mô tả vị trí. Hỏi về hình thức, hoạt động hoặc khả năng hiển thị được bao gồm, bất kỳ yêu cầu tham gia nào, các hạn chót liên quan và người liên hệ phụ trách phối hợp. Đối với cơ hội diễn thuyết, làm rõ bối cảnh phiên được đề xuất và liệu chủ đề hoặc diễn giả có còn phải xem xét không.

Đối với tài trợ hoặc side event, hãy kiểm tra những gì bạn nhận được so với các điều khoản bằng văn bản của ban tổ chức. Giữ xác nhận cuối cùng, nội dung đã duyệt, chi tiết sự kiện và bất kỳ tài liệu sau sự kiện nào cùng nhau. Chúng tôi ghi lại công việc đã thống nhất và chia sẻ bằng chứng về các vị trí đã hoàn thành, để đội ngũ của bạn có thể phân biệt bàn giao đã xác nhận với tiếp cận vẫn đang chờ xử lý.

Ban tổ chức sự kiện crypto kiểm soát việc chọn diễn giả, kho tài trợ, lịch trình và quyền truy cập của người tham dự; một chiến dịch tiếp cận không thể hứa hẹn sự chấp nhận, thành phần khán giả cụ thể hoặc phản hồi cụ thể cho một vị trí. Chúng tôi cam kết thực hiện công việc chuẩn bị, tiếp cận và xác minh đã thống nhất, và báo cáo chính xác các quyết định của ban tổ chức.

Sử dụng kiểm tra đơn giản này trước khi cho phép một hình thức: khán giả có liên quan không, vị trí hứa hẹn có được mô tả bằng văn bản không, và thông điệp đề xuất có phản ánh những gì dự án có thể chứng minh không? Nếu bất kỳ câu trả lời nào chưa rõ, hãy giải quyết trước khi tài liệu được phê duyệt.

Hội nghị hỗ trợ kế hoạch PR rộng hơn của bạn như thế nào?

Một sự kiện có thể mang lại cho kế hoạch PR của bạn một điểm tập trung chung, nhưng nó nên có vai trò xác định trước và sau hội nghị. Trước sự kiện, đội ngũ của bạn có thể chuẩn bị một mô tả dự án nhất quán và phối hợp tiếp cận. Trong sự kiện, hoạt động đã thống nhất tạo cơ hội cho người phát ngôn tương tác với người tham dự hoặc ban tổ chức. Sau đó, theo dõi có thể đưa các cuộc trò chuyện liên quan vào các kênh mà đội ngũ của bạn đang sử dụng.

Xây dựng một kế hoạch bàn giao đơn giản với người phụ trách cho từng nhiệm vụ: ai phê duyệt tuyên bố, ai đại diện cho dự án, ai theo dõi các liên hệ và ai thu thập tài liệu sự kiện đã duyệt. Thống nhất thông tin và thông điệp chính trước, sau đó giữ cùng một phiên bản cho tất cả những người hỗ trợ hoạt động. Điều này giảm thiểu sự chậm trễ không cần thiết khi ban tổ chức yêu cầu tiểu sử, tóm tắt chủ đề hoặc xác nhận cuối cùng.

PR sự kiện có thể bổ sung cho các bài viết biên tập, phỏng vấn và tiếp cận khu vực mà không giả định rằng một vị trí sẽ làm công việc của mọi kênh. Ví dụ, crypto media khu vực có thể giúp điều chỉnh truyền thông cho một thị trường mục tiêu, trong khi thought leadership có thể phát triển một góc nhìn chuyên gia ngoài sự kiện.

Gửi 3 thứ: các sự kiện mục tiêu của bạn, mục tiêu tham dự và tiểu sử ngắn của diễn giả. Với những điều đó, chúng tôi lên kế hoạch tiếp cận và xác nhận chi phí bằng văn bản trước khi liên hệ bất kỳ ban tổ chức nào.

Cách hoạt động

1. Chia sẻ brief sự kiệnGửi tóm tắt dự án, mục tiêu, đối tượng dự kiến, thời gian sự kiện và bất kỳ cuộc trò chuyện nào với ban tổ chức đang diễn ra.
2. Đánh giá mức độ phù hợp và tài liệuChúng tôi đánh giá hình thức đề xuất và kiểm tra những thông tin dự án, chi tiết diễn giả hoặc tài liệu hỗ trợ nào cần làm rõ.
3. Thống nhất kế hoạch và tiếp cậnChúng tôi xác nhận công việc sẽ bàn giao, chuẩn bị đề xuất liên quan và phối hợp tiếp cận ban tổ chức đã thống nhất.
4. Xác nhận bàn giaoChúng tôi kiểm tra các vị trí hoặc hoạt động đã xác nhận so với kế hoạch đã thống nhất và ghi lại các quyết định còn tồn đọng của ban tổ chức.
5. Nhận bản tóm tắtBạn nhận được bản tóm tắt bằng văn bản về công việc đã hoàn thành, bằng chứng có sẵn và các bước theo dõi thực tế cho đội ngũ của bạn.